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Projektmanagement mit Critical Chain

Häufig werden bei der Abwicklung von Projektarbeiten folgende Phänomene festgestellt:

  • Projekte werden selten früher und häufig später als geplant abgeschlossen
  • Projekte dauern viel zu lange
  • Projekte überschreiten gesetzte Budgets teilweise deutlich.
In der IT-Branche werden derzeit annähernd ein Drittel aller Projekte während der Umsetzungsphase komplett gestoppt. Die Hälfte aller Projekte überschreiten die geplanten Kosten, überziehen die zeitlichen Vorgaben oder erreichen nicht den geforderten Funktionsumfang. Lediglich etwas mehr als ein Viertel der gestarteten IT-Projekte werden planmäßig fertiggestellt.

Heutzutage erfolgt im Projektmanagement normalerweise eine Fokussierung auf den Abschlusszeitpunkt der einzelnen Teilaufgaben eines Projektes. Man geht davon aus, dass bei einem pünktlichen Abschluss dieser auch das Gesamtprojekt rechtzeitig zum Abschluss kommt.

Es kommt jedoch allzu oft vor, dass die bisherigen Projektmanagement-Methoden versagen. Eine häufige (nachträgliche) Veränderung der Projektplanung ist ein gutes Indiz dafür. Verspätungen in einzelnen Aufgaben werden weitergegeben und summieren sich, frühzeitig abgeschlossene Aufgaben beschleunigen das Projekt dagegen nicht.

Das Dilemma

Ein erfolgreiches Projektmanagement muss den beiden folgenden gegensätzlichen Anforderungen Rechnung tragen:

  • Minimierung der Projektdauer
  • hohe Sicherheit des Projektabschlussdatums.
Häufig wird jedoch, diesem Dilemma mit einem Risikomanagement zu begegnen, das eigentlich nur ein Kompromiss zwischen diesen Punkten darstellt. Diese Lösung ist alles andere als optimal, und es gibt eigentlich nie einen zufriedenstellenden Kompromiss.

Es kommt noch schlimmer: Da bei konventionellen Projektmanagementmethoden für die Bearbeitung von Aufgaben "sichere" Abschätzungen verwendet werden, steht normalerweise immer mehr Zeit zur Verfügung, als eigentlich benötigt wird. Da es sich um Menschen handelt, die diese Aufgaben bearbeiten, sind zwei Probleme anzutreffen, die den beabsichtigten Effekt einer "sicheren" Abschätzung, den Schutz vor Verspätungen, verhindern:

  • Parkinson's Law: "Work expands to fill the time allowed." - steht mehr Zeit zur Verfügung, dauert die Arbeit länger, daher werden Aufgaben selten frühzeitig, jedoch häufig verspätet fertiggestellt
  • Student Syndrome: Arbeit wird "auf den letzten Drücker" begonnen.

Die Lösung: Critical Chain

Critical Chain ist ein moderner, übergreifender Projektmanagement-Ansatz, der sich nicht auf scheinbar "sichere" Abschätzungen hinsichtlich der Bearbeitungsdauer von Aufgaben verlässt. Dieser Ansazt basiert auf den gleichen Prinzipien, die in der industriellen Massenproduktion zu neuen Konzepten (z.B. Just-In-Time-Produktion) geführt haben.

Wichtigstes Merkmal von Critical Chain ist, dass nicht versucht wird, die Planungsunsicherheit lokal durch vermeintlich sichere Terminierungen der Teilaufgaben auszuschalten, sondern die Projektplanung als ganzes von zufälligen Schwankungen sowohl in positiver Richtung, als auch in negativer Richtung unabhängig zu machen. Wichtigste Aufgabe ist es, den zugesagten Abschlusszeitpunkt vor Verspätungen zu schützen. Dies geschieht dadurch, dass anstall all der Sicherheiten, die in den Angaben für die Bearbeitungsdauer der einzelnen Aufgaben enthalten sind, an wichtigen Stellen im Projekt aggregierte Puffer eingefügt werden.

Diese aggregierten Puffer können dank der Reduktion der zufälligen Schwankungen (Parallele: Portfolio-Management, Puffer-Lager bei Fließfertigung) deutlich kürzer sein als die Summe der Puffer, die sie ersetzen. Damit verkürzt sich die Gesamtdauer des Projektes.

Die wichtigste Verbesserung gegenüber klassichen Ansätzen ist, dass die Projektplanung jetzt sehr gut vor zufälligen Schwankungen geschützt ist. Dies erfolgte jedoch nicht mit Hilfe des Versuchs, diese in unrealistischer Art und Weise vorauszusagen, sondern durch Absicherung des Projektes gegen die unabwendbaren Risiken.

Durch den Einsatz von Critical Chain lassen sich Projekte typischerweise um 15-25% verkürzen. Dabei bieten sie zusätzlich einen größeren Schutz des zugesicherten Projektabschlusstermins vor Verspätungen.

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